La conservazione sostitutiva della fattura elettronica

La fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione ha un passaggio fondamentale nella conservazione sostitutiva del documento stesso. La circolare dell’agenzia delle entrate del 24 giugno 2014 non lascia dubbi: l’obbligo di conservazione sostitutiva della fattura elettronica vale tanto per l’emittente quanto per il destinatario.

 

Conservazione sostitutiva come step fondamentale della fatturazione elettronica

La disciplina della conservazione sostitutiva della documentazione fiscale è stata rivista con la legge di stabilità del 2013 ma è il recente decreto del MEF datato 17 giugno 2014 che ha introdotto una serie di semplificazioni dell’assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. Sul decreto in questione possiamo sottolineare due aspetti:

• l’abrogazione del termine di 15 giorni per la conservazione sostitutiva delle fatture attive
• le nuove disposizioni in materia di imposta di bollo sulla fattura elettronica, oggetto di un precedente articolo su questo blog.

Le nuove disposizioni in tema di conservazione dei documenti informatici prevedono che il termine per l’invio in conservazione sostitutiva degli stessi è fissato alla fine del terzo mese dal termine previsto per la presentazione della dichiarazione dei redditi a cui i documenti si riferiscono.

Scompare, inoltre, l’obbligo di inviare l’impronta dell’archivio informatico, restando il solo obbligo di indicare nella dichiarazione dei redditi l’opzione per la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini tributari.

Il processo di conservazione sostitutiva termina con l’apposizione di una marca temporale ad opera del Responsabile. Qui entra in gioco un’importante figura.

 

Il responsabile della conservazione

All’interno delle strutture è opportuno identificare un responsabile che gestisca l’invio della documentazione in conservazione sostitutiva, avvalendosi di una società accreditata per la conservazione sostitutiva dei documenti.

La conservazione rappresenta un passaggio fondamentale per le aziende interessate alla fatturazione elettronica verso la PA: il processo di fatturazione elettronica si conclude con l’apposizione, da parte di un operatore accreditato, della marca temporale sul documento.

Questo adempimento rappresenta un’opportunità per il futuro ma in molte PMI può rappresentare un problema nel breve periodo in quanto costrette ad adeguare le proprie procedure interne e predisporre i software l’elaborazione della fattura elettronica (semplice xml facilmente implementabile dalle software house) e ad attivare l’iter per la conservazione sostitutiva presso strutture autorizzate con nuovi costi per le imprese.