Software di fatturazione elettronica: cos’è e per chi è obbligatorio

Fino a non molto tempo fa, per la gestione delle fatture bastava avere degli strumenti di compilazione manuale e al massimo dotarsi di programmi standard come Word oppure Excel.

Da quando invece è entrato in vigore l’obbligo di fatturazione elettronica, ciò non è più sufficiente né tantomeno auspicabile per le aziende e i liberi professionisti, dal momento che si tratta di soluzioni che non rispondono agli adempimenti predisposti dal legislatore e risultano inefficaci. Questo perché comportano un rischio di errore umano decisamente elevato.

Ecco allora che dotarsi di un software di fatturazione elettronica, in grado di rispondere alle specifiche esigenze della singola realtà di business, diventa essenziale, risultando qualcosa di cui praticamente nessun professionista o impresa a partita IVA può fare a meno. Approfondiamo insieme l’argomento.

Il concetto di fatturazione elettronica e gli aggiornamenti normativi

Vediamo prima di tutto che cosa si intende per fattura elettronica. Parliamo di un documento di natura commerciale che viene redatto secondo uno specifico formato elettronico, per l’appunto quello XML, il quale presenta le stesse informazioni che normalmente vengono inserite in una fattura di stampo cartaceo.

La fattura elettronica viene elaborata tramite programmi appositi e, attraverso di essi, inviata al Sistema di Interscambio (SdI). La sua introduzione è stata graduale e ha interessato dapprima la PA, le aziende del comparto B2B e i privati del B2C.

Inizialmente erano stati esclusi i contribuenti con regime forfettario e dei minimi, per i quali è stato disposto l’obbligo soltanto in una fase recente, ovvero a partire dal 1° gennaio 2024, come contemplato nel Decreto Legge n. 36 del 2022.

E arriviamo dunque al Decreto Milleproroghe, ovvero il DL n. 202/2024. Quest’ultimo ha prorogato fino al 31 marzo 2025 l’esclusione dalla fatturazione elettronica per tutti i professionisti che offrono prestazioni sanitarie e che sono obbligati a inviare i dati al Sistema Tessera Sanitaria.

Possiamo perciò dire che, nel momento in cui scriviamo, in attesa di nuovi e possibili sviluppi, la fatturazione elettronica interessa la maggior parte dei lavoratori a partita IVA e delle aziende, per i quali dotarsi di un software ad hoc non è un optional ma una necessità.

Caratteristiche di un software di fatturazione di ultima generazione

Molto è cambiato da quando sono stati introdotti i primi software di fatturazione elettronica. I programmi di ultima generazione, infatti, presentano standard di gran lunga superiori, trattandosi di applicazioni progettate per ottimizzare l’organizzazione dei processi interni.

Più che di una singola tipologia di programma, si tratta di una vera e propria categoria di tool, le cui caratteristiche sono da valutare a seconda delle peculiarità della realtà di business.

Le operazioni base che vengono garantite sono:

• Compilazione della fattura.
• Apposizione della firma digitale.
• Monitoraggio e gestione delle fatture passive.
• Archiviazione dei documenti.

Il tutto semplificando le molteplici operazioni, nel rispetto delle normative attuali.

A questo tipo di soluzioni vengono solitamente affiancate delle funzionalità aggiuntive, a seconda del tipo di attività: si va dalla gestione di pagamenti e incassi fino al conseguimento di una reportistica sull’andamento degli affari dell’impresa.

Possiamo quindi concludere che dotarsi di un software di fatturazione elettronica non rappresenta più soltanto un adempimento di legge, ma soprattutto uno strumento per operare al meglio.