La conservazione sostitutiva rappresenta un fattore determinante per il miglioramento dell’efficienza e della produttività per le imprese e gli enti. L’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) ha raccolto nella circolare 65/2014 le istruzioni per Imprese, professionisti e PA che effettuano il servizio di conservazione elettronica dei documenti, sostituendo ed abrogando la precedente circolare di DigitPa n. 59 del 2011.
Vengono riviste le modalità per l’accreditamento e per la vigilanza dei soggetti che intendono conseguire i riconoscimenti più elevati in termini di qualità e sicurezza iscrivendosi all’apposito elenco, secondo quanto previsto dall’articolo 44-bis del Codice dell’Amministrazione Digitale, e certificando di fatto la conformità dei processi di conservazione realizzati ed adottati.
La circolare richiama i requisiti che gli interessati all’accreditamento devono possedere:
Il conservatore, se soggetto privato, in aggiunta a quanto previsto dai precedenti punti, deve inoltre:
La documentazione tecnica da inoltrare, a cui è dedicata una apposita sezione per la conservazione sostitutiva sul sito dell’agenzia per l’Italia digitale, prevede la presenza della certificazione ISO 27001:2013 per il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni rilasciato da un ente di certificazione accreditato. Durante la fase transitoria che termina il prossimo 1 ottobre 2015 restano valide le certificazioni 27001:2005 già rilasciate. Per coloro che hanno già presentato domanda di accreditamento sarà necessario integrare la documentazione entro il 10 ottobre 2014.
Qui di seguito il testo della circolare dell’Agenzia sulla richiesta di accreditamento per la Conservazione sostitutiva.
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