Regolamenti e fiscalità nelle forniture per l’ufficio

Le forniture da ufficio fanno parte delle spese di qualsiasi azienda, ma dietro un semplice acquisto di cancelleria possono esserci esigenze organizzative, fiscali e normative da considerare. Vediamo insieme le cose da sapere per una gestione accurata e in linea con il regolamento italiano.

Forniture da ufficio: quali sono?

Quando si parla di forniture per ufficio si tende a pensare soprattutto a carta, penne e cancelleria. In realtà, la categoria comprende molti più prodotti e può cambiare sensibilmente in base alle dimensioni dell’azienda, al numero dei dipendenti e al tipo di attività svolta.

Tra le forniture più comuni possiamo citare le seguenti:

• carta per stampanti e fotocopiatrici;
• penne, matite, evidenziatori e strumenti per la scrittura;
• quaderni, blocchi, raccoglitori e classificatori;
• buste, etichette e materiali per l’archiviazione;
• toner e cartucce per stampanti;
• prodotti per la pulizia e l’igiene degli ambienti di lavoro;
• materiali per le sale riunioni e le aree comuni;
• piccoli accessori informatici e periferiche;
• modulistica e materiali destinati alla gestione amministrativa.

La distinzione è importante nel momento in cui si passa dall’acquisto di materiale di consumo a quello di beni destinati a durare nel tempo. Una risma di carta viene utilizzata e sostituita con una certa frequenza, ma una stampante, una scrivania o una sedia da ufficio hanno una vita utile lunga e possono seguire criteri contabili differenti.

Qual è il regolamento italiano da seguire

Non esiste un unico regolamento italiano dedicato alle forniture da ufficio. Le regole applicabili dipendono infatti dalla tipologia di prodotto acquistato e dal suo utilizzo all’interno dell’azienda.

Per la sicurezza sul lavoro, il riferimento generale è il D.Lgs. 81/2008, che stabilisce obblighi in materia di tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori. Una particolare attenzione va riservata alle apparecchiature elettriche ed elettroniche che devono essere conformi alle disposizioni applicabili e riportare, quando previsto, la marcatura CE. L’azienda che acquista questi prodotti dovrebbe quindi rivolgersi a fornitori affidabili e verificare che siano accompagnati dalle informazioni necessarie.

C’è poi un discorso di smaltimento dei rifiuti che riguarda materiali quali cartucce, toner e apparecchiature elettroniche che possono essere soggetti a modalità di raccolta differenti rispetto alla normale carta da ufficio. Il loro smaltimento deve seguire la disciplina prevista per la specifica tipologia di rifiuto.

Fiscalità per le aziende in merito alle forniture

Dal punto di vista fiscale, la prima distinzione riguarda la natura della spesa e il suo collegamento con l’attività d’impresa. I costi sostenuti devono essere documentati e riferibili all’attività esercitata affinché possano essere correttamente considerati nella gestione fiscale dell’azienda.

Le normali forniture di consumo (come cancelleria, carta e toner) sono generalmente trattate come costi legati alla gestione ordinaria. Per beni di maggiore valore e destinati a essere utilizzati per più esercizi, invece, possono entrare in gioco regole contabili e fiscali differenti, con la necessità di considerarne la natura di bene strumentale.

In alcuni casi anche l’IVA può fare la differenza e la possibilità di detrarla dipende dalla natura dell’acquisto, dall’utilizzo del bene o servizio nell’attività economica e dal regime fiscale dell’impresa: l’operazione dovrà essere correttamente documentata e registrata secondo le regole applicabili.

La fattura elettronica ha reso la gestione documentale degli acquisti strutturata e facilmente consultabile.