Digitalizzazione documentale: la gestione dei file

Per anni se ne è parlato, fin da quando i primi computer hanno iniziato ad apparire nella pubblica amministrazione e nelle aziende: digitalizzazione documentale per risparmiare costi inutili, essere più efficienti e più eco-sostenibili.

photo credit: Jonathan D. Blundell

Finalmente, dopo qualche decennio dall’inizio di questo processo, complice anche la maggiore sicurezza delle comunicazioni informatiche, è diventato realtà il passaggio da carta a bit di molte delle informazioni che si scambiano in azienda, tra le quali la corrispondenza.

Questo è stato indubbiamente un vantaggio in termini ambientali, con minore inquinamento per inchiostri e carta, e ovviamente in termini economici, visto che la gran parte dei documenti che si producono in una azienda finiscono nel cestino e quelli che non vengono cestinati devono essere archiviati creando ulteriori costi per magazzini e scaffalature.

La digitalizzazione documentale supera tutto questo, permettendo di archiviare milioni di documenti in pochi centimetri quadrati ma il fatto che si possa trasformare in bit una serie di documenti non significa che gli stessi non debbano essere trattati. Anzi, il documento cartaceo comportando un seppur minimo ingombro permetteva una gestione visiva e manuale dello stesso che aiutava a non perderlo o non dimenticarsi dello stesso; i documenti digitali invece possono essere facilmente dimenticati se non affiancati da un buon software di gestione documentale.

Digitalizzazione documentale: gestire l’archiviazione

Per non rischiare di perdere un documento e trovarlo all’occorrenza anche a distanza di anni è necessario infatti avere un programma in grado di tracciare il documento stesso nei vari passaggi che compie dentro l’azienda, dal suo arrivo sino all’archiviazione.

Il cloud computing, ovvero l’immagazzinamento di tutta la documentazione in uno o più server esterni all’azienda forniti ha apposite aziende, è entrato nel mondo aziendale come una ulteriore evoluzione della informatizzazione documentale: i documenti, non più archiviati in azienda, sono accessibili da ovunque e da qualsiasi piattaforma e, inoltre, tutti questi dati possono essere agevolmente salvati con sistemi di backup presso lo stesso fornitore di servizi cloud o presso un altro.

Tuttavia il fatto che più piattaforme e dispositivi possano accedere ai medesimi documenti aumenta i problemi connessi alla tracciabilità degli stessi, alla tracciabilità delle modifiche e al livello di privacy che ogni singolo documento possiede.

Un buon software di gestione documentale, nel tracciare l’iter che compiono i documenti in azienda, è in grado di integrarsi con i log di un servizio di cloud computing estrapolando dagli stessi i dati relativi agli accessi e alle modifiche dei documenti. Sarà inoltre in grado di gestire vari livelli di privacy affinché ad ogni livello aziendale, se desiderato, possa corrispondere un differente grado di profondità nell’accesso all’archivio documenti. Sarà infine in grado di assicurare che neppure un documento verrà perso o lasciato non risposto, annullandone il relativo rischio.