Ci troviamo oggi in una importante fase di transizione, quella che viene chiamata digital transformation, che coinvolge qualsiasi azienda in Italia e in Europa. In sostanza, la gran parte dei documenti che vengono prodotti e utilizzati in azienda è in formato digitale. La gran parte non significa tutti e per altro sono ancora disponibili negli archivi grandi quantità di documenti in formato cartaceo. Non a caso, si parla di archivio ibrido.
Per gestire al meglio questa doppia natura è necessario imparare a organizzare al meglio i nuovi e i vecchi archivi, inoltre in varie realtà è importante anche avviare una completa digitalizzazione dei documenti cartacei.
Perché digitalizzare
La risposta è semplice ma anche variegata: i documenti in formato digitale occupano molto meno spazio, si possono gestire con maggiore facilità e servono meno persone per la loro gestione effettiva quotidiana. Un documento digitale può essere sfruttato in modo molto più rapido, cosa che consente a chi lo diffonde e gestisce di utilizzare al meglio il proprio tempo. Un archivio digitale può anche essere posto sul cloud, in modo che tutti coloro che sono autorizzati possano accedere a qualsiasi documento da una postazione lontana, non necessariamente dall’ufficio. Gli archivi che possono essere oggi digitalizzati sono tutti, anche quelli di deposito o storici.
Come digitalizzare
Una piccola realtà, poniamo ad esempio un’azienda a gestione familiare, può produrre quotidianamente un numero esiguo di documenti; oggi la gran parte di essi sono già in formato digitale, mentre solo alcuni sono ancora in formato cartaceo. In questi casi potrebbe sembrare un compito semplice quello di digitalizzare tutti i “vecchi” documenti cartacei. In realtà gli archivi che anche una piccola azienda deve mantenere sono sempre di grandi dimensioni, anche perché stiamo parlando di documentazione che copre diversi anni. Inoltre i documenti digitalizzati devono essere realizzati in modo da garantirne l’inalterabilità nel tempo.
Chiedere aiuto ai professionisti
Stiamo quindi parlando di operazioni complesse e che possono portare via enormi quantità di tempo. Per questo motivo è importante rivolgersi al servizio di digitalizzazione documenti di Bucap. Si tratta di convertire tutti i documenti cartacei in versione digitale, oltre ad organizzare temporaneamente l’archivio ibrido in modo che sia meglio fruibile da chiunque in azienda. Si tratta spesso di un enorme lavoro, che aziende ed enti da soli possono non essere in grado di svolgere. Bucap offre anche soluzioni interessanti per quanto riguarda la gestione dell’archivio ibrido, quel corpus di pratiche, fatture e documenti in parte in formato cartaceo e in parte già in formato digitale. Come ci viene spiegato in questa infografica:
La corretta gestione di un archivio ibrido consente di velocizzare molte delle attività quotidiane, rendendo con il tempo meno pesante, “fisicamente”, l’archivio stesso. Oggi, infatti, molti enti o aziende, non necessariamente grandi, possiedono degli spazi in cui sono contenuti enormi faldoni con i documenti suddivisi anno per anno, di fatto difficili da consultare e utilizzare.
