Fattura elettronica: aspetti tecnici

Dopo aver introdotto il tema della fattura elettronica nella pubblica amministrazione in questa seconda parte dell’articolo ci soffermeremo su aspetti tecnici collegati al nuovo adempimento.

Areo Origami – photo credit: Dominik Meissner www.Orime.de

La fattura elettronica dovrà essere trasmessa al Sistema di interscambio in formato XML rispettando le specifiche tecniche e la sintassi prevista per la redazione del documento. Il soggetto emittente o eventualmente l’intermediario abilitato dovrà:

• creare la fattura elettronica in formato XML;
• rendere unico il documento apponendo la firma digitale;
• trasmetterla al sistema di interscambio.

Sarà il sistema di interscambio, in base al codice della pubblica amministrazione (IPA) inserito nel file xml, a smistarla all’ ente di competenza.

Lo schema di fattura elettronica si suddivide in tre parti:

• fattura elettronica Header che conterrà dati generali quali il codice IPA, i dati del cedente, i dati del cessionario, del rappresentante legale, dell’intermediario alla trasmissione
• fattura elettronica Body che conterrà i dati solitamente presenti nella parte tabellare della fattura quali numero e data, dati dell’ordine, i beni o le prestazioni oggetto della fattura, gli importi, i dati del pagamento, la scadenza
• Ds signature, parte opzionale che conterrà le info circa la firma digitale.

Come trasmettere la fattura elettronica alla pubblica amministrazione

La fattura elettronica, realizzata seguendo lo schema XML e firmata digitalmente, dovrà essere trasmessa per il tramite del sistema di interscambio all’ente di destinazione seguendo diverse strade:

• PEC: tramite posta elettronica certificata
• SDICOOP: canale di cooperazione per l’invio delle fatture elettroniche al Sistema di interscambio
• SPCOOP: infrastruttura per la cooperazione tra enti della pubblica amministrazione che tutela e garantisce il patrimonio informativo della Pubblica amministrazione
• SDIFTP: sistema di trasmissione dei dati mediante FTP
• WEB: sistema basato sul protocollo HTTPS disponibile sul sito dedicato alla fatturazione verso la pubblica amministrazione.

Alcuni canali sono più semplici e noti (PEC, WEB) su altri canali sarà necessario accreditarsi per poter accedere.

I controlli sulle fatture elettroniche da parte del SdI

Il sistema di interscambio non rappresenta solo un passaggio intermedio tra il fornitore e l’ente pubblico, ma svolge una importante fase di controllo sulla fattura elettronica.

Il sistema di interscambio verifica la nomenclatura e l’unicità del file trasmesso. Evita nomi non validi, doppi invii. verifica la dimensione del file, l’integrità del documento, l’autenticità della firma, la conformità del file XML agli standard, la correttezza del contenuto (partita IVA, codice fiscale ecc..).

Il sistema di interscambio si occupa anche di inviare messaggi sia positivi che negativi. Il sistema infatti invia al fornitore la ricevuta di consegna, la notifica di scarto o la mancata consegna. L’ente destinatario notifica al SdI l’accettazione o il rifiuto del documento dopo aver controllato la fattura elettronica entro quindici giorni.

Fattura elettronica e adeguamenti per PA, imprese ed intermediari

Gli uffici della pubblica amministrazione dovranno adeguarsi a gestire il nuovo processo di lavorazione delle fatture elettroniche che dovranno essere ricevute, verificate e conservate senza dover essere stampate. Ciò comporta una tempistica da rispettare per l’analisi del documento e per fornire risposte al sistema di interscambio sul contenuto della fattura elettronica.

Anche le imprese e gli intermediari dovranno essere pronti alla lavorazione dei nuovi documenti ed alla gestione del documento elettronico e la conseguente conservazione dei documenti.