I benefici della conservazione sostitutiva

Con la conservazione sostitutiva a regime nelle imprese sarebbero oltre 600 Miliardi i fogli e 45 Miliardi i documenti di “business” che potrebbero essere de-materializzati in Italia.

Se l’analisi si sposta sul tempo di gestione della carta sono quasi 10 Miliardi le ore che ogni anno sono sprecate in attività con scarso valore aggiunto per le imprese.

Dal punto di vista ambientale dematerializzando tutta questa carta si eviterebbe l’abbattimento di quasi 24 Milioni di alberi, riducendo le emissioni di CO2 di oltre 4 Milioni di tonnellate (fonte: Osservatori ICT del MIP Politecnico di Milano).

Addio all’archivio cartaceo con la conservazione sostitutiva

La gestione dell’archivio cartaceo non è il core business dell’attività economica, di fatti è solamente un problema che comporta uno spreco di tempo e risorse e comporta difficoltà logistiche e di archiviazione. Secondo una ricerca di Gartner Il 3-4% dei documenti viene perso con sistemi di archiviazione cartacei tradizionali.

Nelle realtà aziendali è possibile individuare una miriade di documenti che possono essere gestiti in formato digitale affidandosi alla conservazione sostitutiva. Dai documenti commerciali (ordini, fatture, note di credito) ai documenti fiscali (registri, dichiarazioni, versamenti) fino ad arrivare ai libri sociali. Elencandoli si potrebbe arrivare a quasi un centinaio di documenti che le aziende archiviano in formato cartaceo.

I benefici tangibili e misurabili della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva porta all’azienda una serie di benefici tangibili e misurabili:

• Riduzione dei costi (carta, toner, spazi, tempo, …);
• Informazioni disponibili sempre e su qualunque terminale autorizzato;
• Maggiore sicurezza dei dati e dei processi aziendali;
• Poter lavorare in mobilità e in piena libertà;
• Aumento della velocità e della produttività aziendale;
• Maggiore fiducia e fidelizzazione dei propri collaboratori che possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

Il ritorno dell’investimento (ROI) da parte dell’ azienda è immediato, diamo degli esempi concreti utilizzando un simulatore che è stato certificate dal Politecnico di Milano.

Numero Utenti	Documenti /anno	Risparmio (Euro/mese)
3	500	170,00
5	1000	285,00
5	5000	324,00
5	20000	526,00

La conservazione sostitutiva come inizio di un percorso

La conservazione sostitutiva rappresenta solo uno degli esempi in grado di evidenziare i benefici che la digitalizzazione del business può portare alle aziende.

Essa rappresenta la prima fase di un processo di digitalizzazione che prevede l’integrazione di diverse soluzioni innovative che continueremo a raccontarvi su questo blog con una serie di post dedicati.

Nel frattempo chiunque fosse interessato all’argomento, oltre ad utilizzare lo spazio nei commenti può richiedere maggiori informazioni sulla conservazione sostitutiva o partecipare alla discussione inviando contenuti e casi pratici sulla conservazione sostitutiva.