La conservazione sostitutiva ha come obiettivo principale quello di ridurre i documenti che vengono utilizzati quotidianamente in uffici, nelle attività commerciali o in qualunque altro luogo.
Conservare quindi i documenti in forma digitale è di estrema importanza per diminuire gli sprechi di carta e non solo, anche per una semplice firma che viene apposta su una serie di documenti che possono essere quelli di un contratto da stipulare per un lavoro e quant’altro, oggi grazie a vari dispositivi come le tavolette elettroniche puoi firmare per via telematica.
A provvedere a eliminare la carta per evitare di sciupare la stessa in grande quantità è il nostro paese insieme all’Unione Europea, che lavorano per bloccare la produzione ulteriore di altri documenti, ovviamente con la conservazione digitale è importante saper salvaguardare la loro autenticazione, è di importante rilevanza mantenere integre le proprietà del documento, per questo motivo è stato realizzato un decreto legislativo dedicato interamente alla protezione e alla salvaguardia dei documenti, viene fatta quindi una copia digitale di essi, inoltre questo decreto legislativo assicura la loro massima protezione a livello informatico.
Bene questa responsabilità viene assegnata a persone che devono saper gestire il tutto, sono chiamati conservatori, quindi quest’ultimi possono essere privati e non, inoltre, due sono le figure importanti ovvero il responsabile per la conservazione (sul sito di Savino Solution trovi ulteriori approfondimenti) e il responsabile che si interessa di una parte di estremo valore ovvero la sicurezza.
Per quanto riguarda la procedura per poter conservare i documenti è semplice, per prima cosa deve essere affidato ai conservatori e una volta fatto questo devi stare tranquillo perché verrà effettuata la procedura dedicata alla memorizzazione e alla conservazione, l’obiettivo consiste nell’ inglobare tutte le informazioni possibili, per poi formare un pacco che successivamente viene poi sottoscritto dal responsabile, un’altra nota positiva di questo argomento è la massima attenzione che viene posta per tutto questo processo e la garanzia che viene fornita dai responsabili di conservazione, di poter stare tranquilli sull’autenticità massima dei documenti informatici.
Se hai intenzione di intraprendere la strada della conservazione elettronica e vuoi ottenere l’accredito per questa attività devi rivolgerti all’agenzia per l’italia digitale, quest’ultima ti farà compilare una richiesta per poter attuare la procedura.
Parliamo adesso di due argomenti molto interessanti su cui è necessario fare chiarezza per non confonderli, bene a questo punto trattiamo le parole digitalizzazione e dematerializzazione, andiamo adesso nello specifico per comprenderne meglio il significato.
Quando si parla di digitalizzazione s’intende il documento che non ha subito il procedimento di trasformazione, ma nasce direttamente in forma elettronica, invece quando parliamo di dematerializzazione si intende quel processo di trasformazione del documento da cartaceo a digitale.
Dematerializzazione: i formati elettronici per la dematerializzazione sono in TIFF, PDF e XML, l’ultimo poco utilizzato, questi formati dunque non permettono di mutare i testi digitali e nello stesso tempo riescono a mantenere la qualità del documento, utili in modo particolare per effettuare delle stampe.
Oggi la quantità di carta che viene usata per la creazione di documenti è davvero alta, il processo della dematerializzazione quindi è necessario per poter eliminare questo grande problema, inoltre elimina anche altre problematiche che riguardano i documenti cartacei, in varie situazioni può essere capitato che a volte si sono persi o si sono deteriorati, ma la caratteristica principale è che di certo la carta tradizionale riesce a far girare in modo notevole la moneta tanto da essere un servizio davvero poco economico, inoltre trasformando le informazioni in digitale si può salvaguardare al meglio anche il nostro pianeta dal punto di vista ambientale.
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