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Come scegliere il miglior software per la gestione documentale

Document Management System: così, nel mondo anglosassone, viene definito quello che noi chiamiamo “software per la gestione documentale”. Un termine complesso, che comprende tutta una serie di funzioni capaci di semplificare la vita di chi – coi documenti – ci lavora.

Cos’è la gestione documentale? L’Agenzia per l’Italia digitale fornisce questa definizione: “La gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione”. Ovviamente il concetto di software per la gestione documentale non si applica solamente ai documenti amministrativi: qualsiasi azienda del settore privato che produca e archivi molti documenti può trarne vantaggio.

Se desideri semplificare e migliorare la gestione documentale in azienda, ti consigliamo di visitare la sezione del sito Kalios.it dedicata all’argomento. Kalyos offre servizi dedicati alla digitalizzazione delle imprese e utilizza la soluzione DocuWare per la gestione documentale, un software scelto fino ad oggi da 18mila aziende e da 500mila utenti nel mondo. Prima di conoscere le sue funzionalità, scopriamo insieme perché dovresti considerare un software di questo tipo per la tua azienda.

Cos’è e a cosa serve un software di gestione documentale

I documenti, nella maggior parte delle aziende, sono fondamentali. E sono moltissimi. Un documento viene creato, scambiato, conservato. Ecco dunque che, in assenza di un software, i dipendenti dovranno creare, condividere, inviare ed archiviare i documenti manualmente. Con l’impiego di diverso tempo e con un margine d’errore non trascurabile (si stima che un lavoratore medio impieghi tra il 30% e il 40% del suo tempo a cercare informazioni in archivi fisici non strutturati).

Il software di gestione documentale serve proprio a questo: a rendere i documenti immediatamente disponibili, facilitando così la consultazione da parte dei dipendenti. In questo modo i costi si riducono perché i flussi di lavoro interni vengono semplificati e ottimizzati, e i documenti sono al sicuro perché inalterabili. Senza contare che, grazie ad essi, le aziende hanno bisogno di meno spazio per la gestione dei documenti: risparmiano sulla carta e, al posto di scaffali e faldoni, hanno database e server.

Cosa bisogna sapere prima di scegliere un software di gestione documentale

I migliori software di gestione documentale sono scalabili e si adattano alle esigenze della singola azienda. Fondamentale è scegliere un prodotto che ti consenta di semplificare tutte le operazioni inerenti dati e informazioni e che migliori drasticamente l’efficienza della tua attività. Solo in questo modo potrai ottenere vantaggi in termini di organizzazione, ottimizzazione dei flussi di lavoro e sicurezza dei tuoi documenti. Accertati, infine, che sia perfettamente integrabile nella tua infrastruttura IT.

I software documentali rientrano nei processi di digitalizzazione aziendale. Ottimizzando i workflow documentali, viene garantita la continuità operativa: i dipendenti possono così concentrarsi sul lavoro, non perdono tempo e non si corre il rischio di perdere o di alterare per errore un documento tra uno scambio e l’altro.

Quali caratteristiche deve avere un buon software di gestione documentale

Un buon software di gestione documentale rende più semplice il lavoro della tua azienda. E si adatta alle tue esigenze. DocuWare, la soluzione commercializzata da Kalyos, è scalabile, in cloud e si adatta a qualsiasi dimensione aziendale: grandi e medie aziende, ma anche professionisti e pmi. Ti permette di organizzare, gestire, archiviare e condividere file, acquisire qualsiasi documento cartaceo tramite lo scanner o la stampante multifunzione, oppure di archiviare le tue e-mail in raccoglitori virtuali, in totale sicurezza e sempre a portata di mano (basta avere una connessione internet ed essere in possesso delle proprie credenziali di accesso).

I suoi vantaggi?

  • risparmio di denaro e minor impatto ambientale grazie all’eliminazione dei documenti cartacei
  • ottimizzazione degli spazi interni grazie alla non necessità dell’archiviazione fisica
  • ottimizzazione dei processi interni, a tutto favore dell’efficienza operativa
  • inalterabilità dei documenti, che non si usurano e non sono modificabili
  • le informazioni restano riservate
  • disponibilità immediata dei documenti

DocuWare è la soluzione perfetta per le esigenze della tua azienda!

Antonio Palmieri

Laureato in economia aziendale con una tesi dal titolo "Il ruolo dell'HTML nelle operazioni di web marketing", iscritto all'albo dei Consulenti del lavoro, sono un libero professionista che non trascura le potenzialità offerte dal web che resta la mia grande passione: lavoro e passione si integrano in Codice Azienda, blog che curo dal 2007 in cui affronto temi che riguardano imprenditori e professionisti. Nel mio curriculum le esperienze e le competenze.

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