I meeting aziendali sono eventi unici nel loro genere, in grado di coniugare il divertimento dei partecipanti alla necessità di curare il business della propria impresa attraverso il marketing e la comunicazione. Soprattutto per questi motivi, l’organizzazione di un evento promosso dall’azienda non può e non deve lasciare nulla al caso: essendo l’obiettivo quello di suscitare un’ottima impressione in eventuali partner, clienti o sponsor, ogni dettaglio del meeting andrà curato in modo maniacale, così da ottenere un risultato proficuo e destinato ad imprimersi nella memoria degli invitati. Ma quali sono i segreti per organizzare un perfetto meeting aziendale?
Organizzare un evento in base alla tipologia
Per organizzare un evento aziendale in modo efficace, bisogna innanzitutto capire di che tipologia di evento stiamo parlando, e quali sono le sue finalità. Da questo punto di vista, le strade sono due: organizzare un evento comunicazionale, oppure un evento relazionale. Nel primo caso, il meeting sarà orientato ad uno scopo prettamente informativo: dalle notizie sull’azienda ai dati relativi al business, in genere questa tipologia di evento ha un taglio formale che solitamente prevede l’intervento di più relatori e di varie sessioni di Q&A. Per quanto concerne l’evento relazionale, qui l’obiettivo è divertire gli ospiti con una forma di intrattenimento che può corrispondere ad una cena, una serata danzante o qualsiasi altra forma di spettacolo.
Organizzare un meeting in base al target
Il target è un aspetto importante da tenere in considerazione: un meeting dovrà infatti essere strutturato in base al suo pubblico di riferimento. In questo senso, la comunicazione dovrà sempre essere adattata ai visitatori: ad esempio, nel caso in cui il meeting si rivolga ad esperti del settore, sarà sempre il caso di utilizzare un linguaggio tecnico e specifico. Al contrario, i possibili clienti e le famiglie necessitano di una comunicazione più semplice ed informale. Infine, i possibili partner: in questo caso, meglio andare al sodo ed illustrare i dati che possano invogliarli all’investimento.
Il segreto di un meeting di successo: la location
Il modo migliore per organizzare un meeting di successo è puntare sulla giusta location: ad esempio un centro congressi se l’evento è di stampo comunicazionale, oppure un locale ampio se avete intenzione di organizzare un evento ludico. Altrimenti, se si tratta di eventi più formali, si possono organizzare conferenze ed eventi di successo con le soluzioni dei business hotel Novotel: in questo modo avrete un’ampia scelta di location, così da poter selezionare la migliore per il vostro evento, dato che Novotel vanta una grande esperienza nel campo dei meeting aziendali.
Ultimi consigli: allestimenti, regia e catering
Nell’organizzare un meeting è importante pensare a tutti quelli aspetti logistici che scandiscono i vari momenti della giornata: si dovrà fare un sopralluogo nella location scelta per capire dove posizionare la reception per accreditare gli ospiti e quale sala scegliere per l’evento in sé. Invece, per quanto concerne la regia, fate in modo che l’attrezzatura audio/video sia di qualità, inoltre organizzate previamente delle prove dei vari interventi per assicurarvi che le presentazioni e i video funzionino correttamente. La regola è prevenire, per quanto possibile, dei fastidiosi imprevisti.
Infine il catering, sembrerebbe un aspetto secondario ma non è così. Molti invitati infatti valuteranno la riuscita dell’evento anche prendendo in considerazione la qualità del cibo e del servizio offerto, dunque è sempre bene seguire queste linee indicazioni e, soprattutto, assicurarsi che la società di catering scelta allestisca anche un caffè o un cocktail di benvenuto.
